close

Willkommen auf unserer digitalen Leseplattform – Bitte wählen Sie Ihre gewünschte Region aus

The Magazine
Management. Expertise. Inspiration.

Date: 22/04/20221

Title: Wie halte ich meinen Roboter am Leben?

Teaser: Blue Prism und sein Robotic Process Automation-Betriebsmodell

Button: mehr erfahren

Image:

graphic graphic

Wie halte ich meine Roboter am Leben?

Blue Prism und sein Robotic Process Automation-Betriebsmodell                                                      

Nach Einführung erster automatisierter Prozesse stehen die meisten RPA Teams vor der Frage: «Wie verankern wir die Technologie in die täglichen Abläufe unseres Unternehmens?» Dafür müssen die Vision für RPA und die für die Organisation harmonieren. Für die Verankerung von RPA im Unternehmen und die Ausschöpfung des möglichen Nutzens ist die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, IT und RPA-Management unerlässlich. Blue Prism hat diese Fragestellung bereits frühzeitig erkannt und ein eigenes Robotic Operation Model (ROM) entwickelt.

Autoren: Ricardo Ullbrich (BluePrism Partner Solution Consultant DACH) | Maximilian Stubenberg

Das Einführen von RPA und die ersten Produktivsetzungen von Pilotprozessen sind häufig schnell und mit gutem Erfolg erledigt. Nun haben viele Banken und Versicherungen das Problem, den Erfolg beizubehalten und RPA weiter zu skalieren. Das hängt oft mit dem falschen oder einem fehlenden Betriebsmodell zusammen. RPA bringt ohne Skalierung nicht den maximalen Nutzen für das Unternehmen.

Blue Prisms großes Augenmerk liegt in der Skalierung von RPA. Um dies zu gewährleisten, hat Blue Prism sieben Grundlagen definiert, auf denen ein stabiles Betriebsmodell basiert.

Sieben Grundlagen eines roboterbasierten Betriebsmodells

Erstens: Vision

Um einen erfolgreichen Roboterbetrieb zu gewährleisten, ist es wichtig diesen in der Unternehmensstrategie einzubeziehen. Sobald das Commitment seitens des Managements vorhanden ist, kann das Potential der Automatisierungstechnologie ernsthaft genutzt werden. Erst mit dem Management als Sponsor sind die weiteren Grundlagen des Betriebsmodells realisierbar.

Zweitens: Organisation
Jede Organisation ist unterschiedlich aufgebaut. Mit der Einführung von Robotern und eines RPA Teams entsteht die Frage der Integration in die bestehende Organisation. Ob jede Abteilung seinen RPA Experten bekommt, oder ob es eine zentrale Stelle im Unternehmen gibt, hängt davon ab, wie zentral oder dezentral das Unternehmen sonst organisiert ist. Die RPA Aufbauorganisation muss klar definiert sein und sollte zur Unternehmensorganisation passen.

Drittens: Governance und Pipeline
Die RPA Aufbauorganisation sollte über ein Gremium verfügen, welches in der Regel Entscheider aus RPA, IT und Fachbereichen zusammenbringt. Das RPA Gremium sorgt dafür, dass die RPA Ziele die Unternehmensstrategie unterstützen. Hierfür ist insbesondere wichtig, dass regelmäßig und methodisch zu automatisierende Prozesse eingesammelt, bewertet und priorisiert werden. Mit einer gut gemanagten Prozessautomatisierungspipeline können die größten Mehrwerte erzielt werden.

Viertens: Bereitstellungsmethode
Neben der Aufbauorganisation muss RPA auch über eine klar definierte und richtlinienkonforme Ablauforganisation verfügen. Die Bereitstellung eines automatisierten Prozesses soll hierbei einer möglichst schlanken Prozedur folgen, die dennoch den Anforderungen an IT-Entwicklung gerecht wird. Neben einer Prozessentwicklung nach Best Practice ist insbesondere die vorherige Analyse des Ist- und die Definition des Sollprozesses äußerst wichtig. So wird die fachliche Richtigkeit des Roboters sichergestellt und die der Entwicklung folgende Testphase möglichst aufs Minimum reduziert.  Auch das Test- und Freigabeverfahren als solches, sowie die Übergabe des Prozesses in den Roboterbetrieb, muss klar bestimmt sein.

Fünftens: Service Modell
Wurde der Prozess an die Roboter übertragen, so sind die Tätigkeiten der Produktionsbetreuer ebenfalls klar ablauforganisatorisch definiert. Das Service Modell beschreibt die Aufgaben der täglichen Überwachung des Roboters. Falls Fehler in der Roboterverarbeitung auftauchen, so leiten die Produktionsbetreuer Schritte bis hin zum Notfallplan ein, damit die anstehenden Fälle abgearbeitet werden. Auch der RPA Support muss über auftauchende Fehler informiert werden, damit der Prozess baldmöglichst wieder vollautomatisch durchgeführt wird.

Sechstens: Mitarbeiter
Mit der Einführung von virtuellen Mitarbeitern werden die üblichen Mitarbeiter mit einer neuen Situation konfrontiert. Um die Einführung von RPA in der Organisation flüssig zu gestalten, muss diese kommunikativ begleitet werden. Eine klare Nutzenkommunikation steigert die Akzeptanz und sorgt dafür, dass aktiv weitere Prozesse für die Automatisierung vorgeschlagen werden.  Das RPA Kernteam muss zudem in den verschiedenen RPA Rollen (Prozessanalysten, Entwickler, Produktionsbetreuer) geschult werden.

Siebtens: Technologien
Zu guter letzt muss die technische Architektur für RPA einfach skalierbar, aber dennoch resilient und sicher sein.  Hierbei ist zum einen zu prüfen, welche zusätzlichen Anforderungen für den Roboter umgesetzt werden müssen, damit die Organisation möglichst dessen uneingeschränktes Potential ausschöpfen kann. Zum anderen müssen die Anforderungen an die IT-Sicherheit umgesetzt werden.

Wie ist das RPA Tool Blue Prism auf ein revisionssicheres Betriebsmodell ausgelegt?

Neben der vereinfachten Skalierbarkeit ist ein gut durchdachtes Betriebsmodell für RPA im Finanzdienstleistungsumfeld vor allem deshalb relevant, um die Anforderungen in- und externer Prüfer an die (IT-)Sicherheit zu erfüllen.

Blue Prism ist eine objektorientierte Plattform, die es den Benutzern ermöglicht, Prozesse per «Drag and Drop» zu erstellen, ähnlich wie bei einer Visio- oder PowerPoint-Datei. Der typische Benutzer von Blue Prism ist ein Mitarbeiter mit einem guten Verständnis des Geschäftsprozesses.

Die vier Hauptbereiche des Produkts, die zum Erstellen, Testen, Freigeben und Kontrollieren von Prozessen verwendet werden, werden im Folgenden beschrieben:

Objekt-Studio ermöglicht es Anwendern, wiederverwendbare Bausteine zu erstellen und zu verwalten, die den virtuellen Mitarbeitern Anweisungen geben, wie sie mit einer bestimmten Softwareanwendung oder einem Tool interagieren sollen. Blue Prism wird mit einer Reihe von integrierten Geschäftsobjekten geliefert, die Standardfunktionalitäten wie Microsoft Office-Automatisierung, E-Mail-Automatisierung, Verschlüsselung oder Zugangsdatenverwaltung bieten.

Prozess-Studio bietet die Orchestrierungsschicht, um das Design, die Erstellung und den Test von Ende-zu-Ende-Prozessen zu ermöglichen. Hier werden die Prozesse Schritt für Schritt entwickelt, getestet und kontinuierlich erweitert. Dieses hochflexible, wiederverwendbare Modell ermöglicht die schnelle Automatisierung von Prozessen.

Die getesteten Prozesse sollen im Anschluss einfach in andere Umgebungen transportiert werden können. Diese Aufgabe übernimmt der Blue Prism Release Manager. Er bietet autorisierten Benutzern einen sicheren, überprüfbaren und verwalteten Mechanismus zum Verschieben von Prozessen und deren Abhängigkeiten von der Entwicklungs-, zur Test-, zur Produktionsumgebung. Das resultierende Paket kann in unabhängigen Repositories gespeichert und versioniert werden und mindert das Risiko fehlender oder nicht synchronisierter Abhängigkeiten.

Zusätzlich zu den vorher genannten Aspekten muss ein reibungsfreier Ablauf möglich sein, um die Arbeit der virtuellen Mitarbeiter steuern und kontrollieren zu können. Integraler Bestandteil von Blue Prism ist der Control Room, der zur Steuerung, Überwachung und Planung der Roboter im gesamten Unternehmen verwendet wird. Diese zentralisierte Befehls- und Steuerungsfunktionalität ermöglicht es den Benutzern, den Status der miteinander verbundenen Roboter zu überwachen sowie Aktionen durchzuführen:

  • Manuelle Eingriffe zum Auslösen von Prozessaktionen, z.B. Starten, Stoppen und Wiederholen von Prozessen, sowie Anzeigen und Setzen von Prozessvariablen
  • Automatisierte Konfiguration von Prozessabläufen
  • Einblick in Work Queues samt Detailinformationen für eventuelle Fehleranalysen
  • Überwachung von Robotern für dynamisches Kapazitätsmanagement
  • Verwaltung von SLAs, auf Grundlage von durchschnittlichen Transaktionsbearbeitungszeiten und Volumina abgeschlossener, ausgesteuerter und ausstehender Arbeit
  • Zugriff auf detaillierte Managementinformationen
  • Exportieren umfangreicher Auditdaten, die zum Zeitpunkt der Prozessausführung erfasst wurden, z.B. für Business Intelligence Analysen

Die schnelle Erstellung von automatisierten Prozessen ist wichtig. Dennoch darf die Geschwindigkeit der Erstellung und Bereitstellung dieser Prozesse kritische Themen nicht verdrängen:

  • Auditierbarkeit: Die nachvollziehbare und nicht manipulierbare Protokollierung aller Veränderungen im Tool selbst und aller getätigter Prozessschritte  ist ein wesentlicher und integraler Bestandteil.
  • Berechtigungskonzept: Eine feingranulare Rollen- und Berechtigungslogik und die Integrationsmöglichkeit in eine bestehende Active Directory Infrastruktur sorgt für eine saubere Funktionstrennung nach dem Minimalprinzip.
  • Robuste Prozesse: Die Prozessausführung muss unerwarteten Ereignissen standhalten können, wie z. B. Änderungen der Anwendungen in der Oberfläche, langsamere Infrastruktur als üblich, fehlende oder nicht übereinstimmende Daten und nicht verfügbare Anwendungen.
  • Verwaltbarkeit: Bei großen Implementierungen müssen potenziell hunderte oder tausende von Prozessen verwaltet werden. Als Teil des Prozessdesigns trennt Blue Prism die Interaktionen mit der Technologie von der Geschäftsprozesslogik. Daher müssen bei Technologieänderungen, die eine Änderung an einem einzelnen Objekt erfordern, nicht alle Prozesse geändert werden, die diese Technologie nutzen.
  • Priorisierung der Prozesse: Nicht alle Prozesse sind gleich dringend, die Priorisierung bei der Ausführung von Prozessen kann individuell festgelegt werden.
  • Skalierung: Ein guter Prozess bietet die Möglichkeit, Ressourcen hoch- und herunter zu skalieren.
  • Sicherheit: Prozesse, die Zugriffsberechtigungen für Anwendungen erfordern, müssen diese Berechtigungen sicher aufrufen und verwalten.
  • Erweiterbarkeit: Artificial Intelligence, Machine Learning und viele andere Technologien können durch die Blue Prism Digital Exchange per Drag and Drop in Prozesse integriert werden.

Fazit

Mithilfe von RPA lassen sich Prozesse schnell automatisieren. Als Garant für eine erfolgreiche und sichere Automatisierung sind eine RPA Plattform, die alle Anforderungen an einen revisionssicheren Betrieb erfüllt, sowie ein klar definiertes Betriebsmodell unabdingbar. So lässt sich auch eine schnelle Skalierbarkeit von RPA im Unternehmen erreichen und der Nutzen maximieren.

koNTAKT

graphic

André Burger

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen. Mehr erfahren.
OK