Die Teamproduktivität im Home Office sicherstellen
Das Coronavirus hat die Arbeitswelt in einer noch nie dagewesenen Geschwindigkeit aufgewühlt und umgestaltet. Innerhalb einer Woche haben Unternehmen in der gesamten Versicherungsbranche eine erstaunliche Anzahl von Mitarbeitenden ins Homeoffice geschickt. In vielen Fällen sehen sich Manager nun gezwungen, viele zum ersten Mal überhaupt, virtuelle Teams zu leiten.
Unter Quarantäne erhält jeder Aspekt der Managerrolle mehr Gewicht und wird komplizierter. Sie müssen die Erwartungen an die Arbeit neu formulieren, Ihren Managementstil anpassen sowie Technologie und Führungspraxis in einem neuen Kontext nutzen. Diese neue Realität bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich wie z.B. das papierlose Büro, Einschränkung zwischenmenschlicher Signale in der Kommunikation, reduzierter spontaner und informeller Austausch etc.
Wir haben eine Reihe von Empfehlungen für Remote Leadership ausgearbeitet. Dies sind bewährte Ansätze, die das emotionale Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter unterstützen, Produktivität und Auslastung erhöhen, virtuelle Teamsitzungen effektiv managen und die Teammoral aufrechterhalten.
Bleiben Sie regelmässig und proaktiv in Kontakt
Kürzere Kommunikationszyklen sind effektiver, wenn es darum geht, Moral und Engagement aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Lassen Sie einen Mitarbeiter nicht mehrere Tage allein. Achten Sie aber in Ihrer Kommunikation darauf, Unterstützung und Austausch nicht mit Überwachung und Micro Management zu verwechseln. Finden Sie heraus, was für die unterschiedlichen Mitglieder Ihres Teams jeweils am besten funktioniert. Für manche werden es Telefongespräche oder Videokonferenzen sein, andere bevorzugen vielleicht Chat oder Email.
Weisen Sie Lernpartner und Peer-Coaches zu, um eine Ebene der gegenseitigen Unterstützung hinzuzufügen
Wenn man sich um die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds kümmert, wird die Kapazität der meisten Manager schnell erschöpft sein. Um diese Verantwortung zu verteilen, organisieren Sie die Teammitglieder in Paaren, wobei jeder Einzelne seinem Kollegen als Lernpartner und Peer-Coach zugewiesen wird. Dieses gemeinsame Führungsmodell schafft eine zweite Ebene der gegenseitigen Unterstützung und schützt vor emotionaler Isolation.
Schaffen Sie Strukturen
Man muss den Mitarbeitenden helfen zu verstehen, wie man vom Homeoffice aus arbeitet, und ihnen das Vertrauen geben, dass es funktioniert. Entwickeln Sie Rituale und gehen Sie diszipliniert mit dem Tag um. Mit einigen wenigen Templates und regelmässigen Meetings können Sie sich und Ihren Mitarbeitern dabei helfen, Verantwortlichkeit zu leben. Akzeptieren Sie die Einführung neuer Technologien und schränken Sie den Fernzugriff nicht ein. Fördern Sie die Möglichkeiten für eine schnelle Interaktion und den verstärkten Einsatz von agilen Methoden.
Sorgen Sie für die richtige Infrastruktur
Schaffen Sie die erforderlichen technischen Voraussetzungen zur Arbeit per Video, Telefon oder Slack/Jive/Yammer und ähnliche Collaboration Apps. In den allermeisten Fällen lassen sich diese Apps schnell aufsetzen, auch wenn Sie sie bisher nicht nutzen sollten. Wir haben virtuelle Verkaufsgespräche und Kundengespräche gesehen, bei denen genau die gleichen Dinge wie bei persönlichen Treffen gemacht wurden. Wir haben sogar schon Teams gesehen, die virtuell gemeinsam Essen gehen. Seien Sie kreativ!
Setzen Sie Management Tools ein
Eine Möglichkeit zur Erreichung einer grundlegenden Transparenz besteht darin, z.B. mit einem Task Board zu beginnen, das auf einer Excel-Tabelle, einem Auftragsbuch oder einem virtuellen Whiteboard basieren kann (wie es bei Jira, Teams und vielen anderen bereits in Ihrem Unternehmen verwendeten Kooperationsplattformen verfügbar ist). So können Arbeitsbelastung, Prioritäten und Teamgeist effektiv gesteuert werden. Dies wird Ihnen helfen, eine ergebnisorientierte Denkweise zu fördern, was automatisch Ihre Team-Alignment-Sitzungen kurz und wirkungsvoll hält. Es gibt den Teammitgliedern auch mehr Freiheit bei der Bewältigung einer Aufgabe.
Und wenn wieder Normalität einkehrt?
Wenn die Corona-Krise überwunden ist, sollten Sie diese Massnahmen vielleicht fortsetzen und sogar noch intensivieren. So abgedroschen es auch klingen mag, die extreme Situation, in der wir uns befinden, ist eine Gelegenheit, als Team zu wachsen und neue Führungsinstrumente zu erwerben. Letztlich geht es darum, die guten Praktiken, die wir aus dieser Situation gelernt haben, beizubehalten und zu institutionalisieren.